Registren, rutinerna och dokumentationen.
De kan bli bättre när det gäller Skaraborgs sjukhus rutiner för utrangering av uttjänt materiel.
Regionens revisorer har låtit granska hanteringen och rapporten är nu klar. Revisorernas fynd är alla av bokföringsteknisk karaktär och förbättringsförslagen syftar till säkrare hantering vid avveckling av uttjänta inventarier.
En nyinköpt apparat ska föras in i två register, ett tekniskt och ett ekonomiskt register. I det tekniska registret ska noteras bland annat när den införskaffats och av en eller annan anledning utrangerats. I det ekonomiska registret ska den bokföras och skrivas av efter hand för att till sist slutavskrivas.
I det tekniska registret hittades ett flertal utrangeringar som slutförts under 2007, men de var inte rapporterade till ekonomiavdelningen för behandling i det ekonomiska registret. Utrangerade tillgångarna har inte varit slutavskrivna. De har i stället funnits kvar i registren som tillgångar och därmed tillfört bokföringen ekonomiska värden som egentligen inte finns. Man misstänker också att det kan finnas utrustning finansierad på annat sätt och som aldrig förts in i registren och därmed inte kunnat skrivas av.
Sjukhusets dokumentation och instruktioner för hantering av uttjänta inventarier är otydliga och ger inga besked om vem som har ansvaret, hur hanteringen ska gå till eller vilken information som ska finnas till grund för besluten. Likaså behöver reglerna skärpas vid försäljning till såväl externa intressenter som anställda.
Kommentarer
Ledningen för Skaraborgs sjukhus:
Skaraborgs sjukhus har påbörjat ett arbete som ska säkerställa de åtgärder som enligt granskningsrapporten behöver göras.
Exempel på åtgärder är:
- Identifiering av föremål så de kan följas mellan ekonomiskt anläggningsregister och medicintekniskt inventarieregister.
- Dokumentation av beslut om utrangering, skrotning mm
- Miljökontakt – kommer att förbättras i samband med tillsättande av miljöcontroller
Sjukhuset kommer att diskutera vidare med centrala funktioner om införande av regiongemensamma rutiner för vilken registrering av inventarier som ska gälla och hur det ska gå till. Man kommer även att diskutera vidare med inköpsrådet om att upphandla en tjänst för försäljning av utrangerad utrustning