Regionens interna kontroll kunde vara bättre. Regionen behöver därför en gemensam struktur till stöd för såväl den interna styrningen som den interna kontrollen.
Med en gemensam struktur kan regionen dessutom bättre leva upp till kraven på kostnadskontroll och god hushållning.
Det säger regionens revisorer efter en granskning av resekostnader för personal och förtroendevalda vid regionstyrelsen, kulturnämnden, miljönämnden, regionutvecklingsnämnden och styrelsen för kultur i väst.
Revisorerna vill:
- att regionstyrelsen tar reda på vilken hjälp styrelser och nämnder behöver för att åstadkomma ordning och reda i syfte att uppnå god intern kontroll.
- att regionstyrelsen och de berörda styrelserna/nämnderna skriver nya och bättre anvisningar och rutiner för att höja kvaliteten på bokföringen.
Revisorerna har bland annat kontrollerat om räkenskapsmaterialet är komplett, om attest utförts korrekt och om underlaget ger möjlighet till korrekt hantering av skattepliktiga förmåner. Flera brister har noterats vid granskningen.
Revisorerna har även funnit att rutinerna för förskottering av kostnader för andra organisationer och egna anställda och förtroendevalda behöver ses över. Revisorerna vill se regiongemensamma regler på området.
Revisorerna efterlyser även bättre information om syftet med resorna och vem eller vilka som deltagit.
Reglerna för attest har tolkats på olika vis. Revisorerna vill ha ett klarläggande.
Revisorerna påtalar också att kunskapen hos förtroendevalda och anställda om hur reseräkningar ska fyllas i behöver bli bättre.
Granskningen bygger på stickprov som omfattade 30 utbetalningar på sammanlagt 900 000 kr samt 13 reseräkningar.
Läs rapporten här (Nytt fönster).
KOMMENTARER:
Roland Andersson, regionstyrelsens ordförande, s:
- Det är bra att revisionen tar upp den interna kontrollen. Revisorernas granskningar gäller många gånger större övergripande frågor, men jag tycker det är bra att de även ser till de mindre sammanhangen. Det är minst lika viktigt att de små sakerna också fungerar.
- Regionen har ett regelverk som reglerar hur den interna kontrollen ska skötas, till exempel attesträtt och utanordning. Regionstyrelsen är beredd att se över regelverket och förfina det ytterligare.
- Den som attesterar måste kunna lita på att den eller de som godkänt prestationen, dvs. kontrollerat att en vara eller tjänst levererats enligt beställning och till rätt pris. Attesten förutsätter att den funktionen fungerar.
- När det gäller efterlevnaden av reglerna, som att till exempel rätt fylla i alla uppgifter i reseräkningar och liknande, kan det finnas anledning till skärpning.
Ulf Sjösten, m, ordförande revisorskollegiet:
- Jag vill understryka vikten av att ha en effektiv och enhetlig intern kontroll, att vi gör på samma sätt över hela regionen.
- Om den interna kontrollen görs på olika sätt, finns en risk för att kvalitén blir sämre. Det är något vi i regionen tillsammans måste förebygga.