Regionen har på det stora hela bra kontroll över de uppgifter som lämnas in till kommunala pensionsbolaget KPA. Dock finns en del brister i dokumentation och ansvarsfördelning. Det säger regionens revisorer efter att ha granskat rutinerna för rapporteringen till KPA av regionens pensionsskuld till de anställda.
Regionens 50 000 anställdas framtida pension är beroende av att inrapporteringen till det kommunala pensionsinstitutet KPA är korrekt. Revisorernas kartläggning omfattar processen för rapporteringen på tre berörda enheter: pensionsenheten, systemförvaltningen samt de lokala lönekontoren.
Revisorerna betonar vikten av att följa fungerande formalia, eftersom det minskar risken för felaktig hantering vid omorganisationer och överföring av arbetsuppgifter till ny personal.
Några områden som revisorerna särskilt vill lyfta fram är:
Oklara kontrollrutiner. De uppgifter som sänds till KPA genomgår kontroll, men ingenstans finns beskrivet hur den ska ske, hur den ska dokumenteras, vem som ska göra den, när den ska göras eller vad som ska göras om något är fel. Revisorerna vill ha en övergripande kontroll av att alla moment fungerar.
Felaktiga underlag. En stickprovskontroll visade att pensionsenheten fått felaktigt underlag från lönekontoren i några fall. För att förebygga fel som dessa föreslår revisorerna att rapporteringen säkras genom att löneadministratörer utbildas fortlöpande, att de förses med instruktioner för hur hanteringen ska gå till samt att avvikelser följs upp.
Dokumentation av rutiner. Regionens löneadministration, i vilken pensionsenheten ingår, har nyligen omorganiserats. I samband med omorganisationen gjorde pensionsenheten en processbeskrivning av sina nuvarande rutiner. Motsvarande beskrivning finns dock inte av systemförvaltningens rutiner. Revisorerna rekommenderar därför att systemförvaltningens rutiner också dokumenteras.
Läs rapporten här (nytt fönster).
KOMMENTARER
Kjell Andersson, s, ordförande. servicenämnden:
- Servicenämnden övertog ansvaret för löneadministration, där pensionsenheten ingår, den första januari i år.
- Servicenämnden har nu i princip övertagit all regiongemensam service. Förvaltningen "Regionservice" har i sina förberedelser inför övertagande av verksamheter sett över organisation, arbetssätt, rutiner med mera, i syfte att tydliggöra ansvaret i den nya organisationen. Detta är inte minst viktigt i arbetet med att kvalitetssäkra alla delar i verksamheten, dels in mot den egna verksamheten och, i det här fallet, mot KPA.
- Värt att notera i sammanhanget är att det gått drygt två månader sedan vi fick ansvaret och den nya organisationen togs i bruk. Verksamheten befinner sig nu i ett uppbyggnadsskede, med det nya uppdraget och den nya organisationen som grund. Servicenämnden har ett ansvar och kommer att följa upp och utvärdera den nya organisationen, men enligt min uppfattning är två månader en alltför kort tid för att, med enbart rapporten som grund, säkerställa en kvalitetssäkring av hela verksamheten.
- De i revisionsrapporten föreslagna rekommendationerna kommer därför att beaktas i vårt fortsatta arbete med att kvalitetssäkra alla delar i vårt servicearbete!
Peter Österberg, fp, förtroendevald revisor:
- För att upprätthålla kompetensen hos löneadministratörena är det nödvändigt med kontinuerlig utbildning i pensionsavtalen. Detta gäller även de överordnade som skall ha tillsyn över det hela. Det är också viktigt att kontinuerligt förbättra signallistorna.