Påbörjat - men ännu inte fullföljt.
Det är kontentan från revisorernas uppföljning av hur Sahlgrenska universitetssjukhuset (SU) och Skaraborgs sjukhus (SkaS) förbättrat hanteringen av sina externa projektmedel.
Vid granskningen har revisorerna även kontrollerat hur Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) sköter sina projekt och konstaterar att det kan bli bättre på samtliga tre sjukhus.
Externa projektmedel är de pengar som externa intressenter, som läkemedelsbolag och staten, betalar när sjukhusen bistår med kliniska prövningar och forskningsinsatser till exempel på läkemedelsområdet.
Vid de tidigare granskningarna från 2008 av hur projektmedlen hanterades vid SU och SkaS riktade revisorerna en del kritik. Nu har de sett efter hur de två sjukhusen förändrat och förbättrat hanteringen.
SU och SkaS arbetar med att förbättra både kontrollen och redovisningen av projekten, men är ännu inte klara.
Vid de tidigare granskningarna anmärkte revisorerna på att många projekt fortsatte efter slutdatum, eller inte hade några slutdatum alls. Så även den här gången.
SU har beslutat att projektbegreppet måste bli mer känt i organisationen. Därför har sjukhuset startat ett arbete som i ett första skede ska inventera projektöverenskommelserna för sjukhusets samtliga projekt.
SkaS har informerat verksamheterna om definitionen av projektbegreppet och synat sina projekt. Det har lett till att flera projekt avslutats och att saldot för pågående projekt minskat från 21 miljoner kr till 10 miljoner kr.
Revisorerna är inte nöjda med hur de tre sjukhusen skött projektdokumentationen. Det har i en del fall saknats dokument. En del av de dokument som presenterats har varit ofullständiga. Gemensamt för ett flertal projekt har varit att revisorerna inte kunnat följa redovisningen mot respektive projekts budget.
Vid ett stickprov på tio olika projekt noterar revisorerna projekt som pågått för länge, några som gått utan budget, brister i formalia, felaktigheter i redovisningen samt några oklara kostnader.
Några av förbättringsförslagen till sjukhusen från revisorerna:
- Befintliga riktlinjer behöver förtydligas i syfte att få en enhetlig hantering av projekten
- Klargör fördelningen av ansvaret mellan verksamhetschef, projektledare och ekonom
- Ge tydligare riktlinjer för redovisning och bokföring
- Inrätta gemensamma arkiveringsrutiner som gör det möjligt att enkelt spåra underlagen
Läs rapporten här (nytt fönster)
KOMMENTARER
Johnny Nilsson, s, ordförande, regionstyrelsens ekonomiutskott:
- Jag har tre frågor efter att ha läst rapporten. Den första är: Drivs projekten för projektens egen skull? Den andra: Används delar av projektpengarna till finansiering av den egna verksamheten? Fråga tre är: Varför är inte ekonomernas inflytande över projektverksamheten större?
- Jag tycker det är anmärkningsvärt och allvarligt att så många projekt går utan budget. Budgeten måste vara en av grunderna när man drar igång projekt. Var finns ekonomerna i det här?
- Det finns naturligtvis en massa bra saker i den här verksamheten, men det måste vara ordning och reda.
Johnny Magnusson, m, vice ordförande, regionstyrelsens ekonomiutskott:
- Det är häpnadsväckande mycket anmärkningar, med tanke på att revisionen redan tidigare belyst dessa problem. Jag hoppas verkligen att sjukhusen förbättrar rutinerna för dessa verksamheter.
Kerstin Brunnström, s, ordförande, Sahlgrenska universitetssjukhuset:
- Att den interna kontrollen fungerar är A och O för styrelsen vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Som framgår av revisionsrapporten arbetar man inom SU sedan september 2008 med att förtydliga riktlinjerna för korrekt redovisning av forskningsprojekt. Det ska finnas tydliga anvisningar, och det arbetet är i stort sett genomfört.
- Det ska också säkerställas att reglerna följs, genom bland annat kommunikation och IT-baserade metodstöd utifrån principen att det ska vara lätt att göra rätt. Jag bedömer att fortsatta interna nedslag behövs för att följa upp att så sker.
Benny Strandberg, kd, vice ordförande, Sahlgrenska universitetssjukhuset:
- Den tidigare granskningen visade på brister i hanteringen. Detta har vi tagit till oss och nu har vi en arbetsgrupp som arbetar med att ta fram riktlinjer för en enhetlig hantering av projektmedel. Vi har kommit en bit på väg och behöver nu tillse att arbetet får genomslagskraft i organisationen
Peter Rosholm, s, ordförande, Södra Älvsborgs sjukhus:
- Jag har läst igenom revisionsrapporten med stort intresse. SÄS har jobbat mycket med att få fungerande rutiner. Detta framgår också i revisionsrapporten.
- De påpekanden som finns i revisionsrapporten kommer vi naturligtvis att behandla och använda i vårt förbättringsarbete.
Berndt Andersson, m, vice ordförande, Södra Älvsborgs sjukhus:
- Det är viktigt som revisionen påpekar att det finns tydliga riktlinjer för projekt. Dessa har inom SÄS varit alltför allmänt hållna. Standardmall för projekt bör som revisionen rekommenderar tas fram.
- Det är som revisionen påpekar viktigt att det finns en projektbeskrivning, där också projektets löptid tydligt framgår samt finansiering och underskrift av ansvarig projektledare.
- Av särskild vikt vid läkemedelsprövningar är att dessa har godkänts av läkemedelsverket och den regionala etikprövningsnämnden och att det före start av sådana projekt tydligt framgår att sådant godkännande har inhämtats. Här har revisionen funnit brister där underlag som skall finnas innan ett projekt startas i vissa fall saknas helt eller är ofullständiga. Detta ser jag allvarligt på. Här har den interna kontrollen brustit. Fasta rutiner måste tillskapas.
R Ingemar Eriksson, v, förtroendevald revisor:
- Det är positivt att sjukhusen efter våra tidigare granskningar vidtagit åtgärder för att förbättra kontroll och granskning av projektmedlens hantering. Det finns dock fortfarande brister. Önskvärt vore att man i regionen kunde få en enhetligare hantering av projektmedel.
Christer Johansson, m, förtroendevald revisor:
- Om detta hade varit den första granskningen vi gjort om projektmedel och vi då hade hittat så mycket brister, så hade vi antagligen varit betydligt skarpare i vår kritik.
- Nu är det en uppföljande granskning som visar att det, i och för sig, har blivit bättre, men vi får inte glömma att det är en förbättring från en bedrövlig nivå.
- Hur som helst så är det en bra rapport. Jag antar att även denna, i likhet med den tidigare, kommer att väcka en viss uppmärksamhet och det är nödvändigt att vi fortsätter att kolla upp så alla dessa rekommenderade åtgärder också blir förverkligade.
- Jag antar att detta fortsatt också blir en punkt på dagordningen i vår dialog med sjukhusens styrelser.