Otillräckliga underlag, oklar ekonomisk redovisning, svag koppling mellan kostnader och syften.
Sådan är bilden efter att regionens revisorer låtit granska tre projekt genomförda vid Skaraborgs sjukhus under 2006. Granskningen är ett led i revisionens arbete med att översiktligt kartlägga användningen av projektmedel i regionen.
De granskade projekten är de tre största av drygt 130 projekt som genomfördes vid Skaraborgs sjukhus år 2006. Ett handlade om forskning och utveckling, ett annat om att utveckla ett nationellt register för dialys och njurtransplantation, det tredje projektet gällde en prövning av blodproppsförebyggande läkemedel.
Arbete som behöver utföras, men som inte ryms inom ordinarie verksamhet, brukar klaras av vid sidan om som tidsbegränsade och fristående projekt. Många projekt är interna medan andra genomförs på uppdrag av externa uppdragsgivare som läkemedelstillverkare, socialstyrelsen vilka kan behöva hjälp med något som de inte klarar själva eller saknar i den egna organisationen.
Oklar redovisning
Vid granskningen fann man bland annat att den ekonomiska redovisningen var oklar och att rutiner för att hålla isär projektkostnader den ordinarie verksamhetens kostnader saknades.
Det inte gick att analysera projektens kostnader mot respektive budget, eftersom underlag för upplägg av projekten i redovisningen saknades.
Granskarna fann också kostnader i projekten som man menar saknade koppling till syftena i projekten. I ett projekt hade man köpt in utrustning långt efter att den sista räkningen redan borde ha varit betald.
För en person som fått arvode för utfört arbete fanns inget beslutsdokument som kunde visa att den anställde skulle ha ersättning eller hur stor ersättningen skulle vara. Granskarna har emellertid konstaterat att arbetet är utfört och attesterat.
Avtal saknas
Någon instruktion för hur projektmedel ska redovisas och dokumenteras fanns inte vid Skaraborgs sjukhus vid tiden som granskningen omfattar. Dock fanns en blankett som rätt ifylld hade varit ett underlag för att lägga upp projektet i redovisningshänseende. I ett av de tre fallen har blanketten använts.
Revisorerna lämnar inga direkta rekommendationer till förbättringar, men återkommer till frågan om internkontroll i sin årspromemoria, vilken lämnas samtidigt med revisionsberättelsen i slutet av mars månad.
Läs rapporten här.
Kommentarer
Skaraborgs sjukhus:
- Skaraborgs sjukhus har tagit del av revisionsrapporten kring projektmedel.
- Balanserade projektmedel har fått kvarstå för att på så sätt främja att verksamheten deltar i projekt och då det i vissa fall varit svårt att utnyttja medlen under projektåret har dessa blivit balanserade mellan åren.
- Granskningen avser projektsaldon för 2006. Under 2007 har diskussion förts inom förvaltningen om hur hantering av projektmedel kan förbättras. En handläggningsplan har utarbetats och denna kommer nu att kompletteras med de synpunkter som framkommit av revisionsrapporten. I handläggningsplanen ingår även en utökad internkontroll för att säkerställa att projektmedlen används och hanteras på föreskrivet sätt.
Roland Andersson, ordförande regionstyrelsen:
- Jag ser allvarligt på det revisionen pekar på i rapporten och vill därför veta vad Skaraborgs sjukhus tänker göra för att rätta till det.
- Jag har samtidigt en känsla av att detta inte är unikt för Skaraborgs sjukhus, utan att det ser likadant ut på andra håll i vår organisation. Därför vill jag ta itu med frågan så vi får ordning på den i hela regionen, inte bara på Skaraborgs sjukhus.
Johnny Magnusson, vice ordförande regionstyrelsen:
- Dåligt. Alldeles för mycket anmärkningar.
Ulrik Nilsson, ordförande revisorskollegiet:
- Det är viktigt att man håller ordning i projekten så att inte förtroendet för sjukhuset och regionen undergrävs. Jag vill uppmana sjukhusets ledning att gå igenom de projekt man nu arbetar med.